Para comunicar bien: no hables, piensa

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Un folio en blanco o un taco de post-it de colores. Un bolígrafo. Estos son los ingredientes de un ejercicio que suelo hacer en talleres para aprender a comunicar más y mejor. Se  desarrolla en silencio y dura 5 minutos, el tiempo asignado para  saber qué se quiere decir -idea central- (mensaje principal) y cómo lo voy a explicar argumentación- (mensajes secundarios). Y nunca falla al poner el vídeo del antes y el después de esos 5 minutos la mejora sustancial de quien habla, ya que: En comunicación lo más más importante, siempre, es saber qué queremos decir.

Parece obvio, pero no, no lo es. Y a la experiencia me remito. Se trata de uno de los fallos más extendidos, no sólo entre quienes optan a mejorar sus habilidades de comunicación, si no entre aquellas personas que ya están habituadas por su cargo o actividad profesional a hablar. Acabo de impartir junto al maestro Enrique Alcat (un fuera de serie de la comunicación de crisis cuyo libro Influye!, que ya va por la cuarta edición, recomiendo) una formación de dos días para un grupo de directivos de una empresa multinacional. En este caso el curso iba  dirigido a aprender cómo tratar con los medios de comunicación y la situación se ha vuelto a repetir: personas con habilidades de comunicación altas, acostumbradas a hablar ante aforos de 30 a 100 personas, que siguen ‘fallando’ en la base: identificar cuál es su mensaje y cómo crearlo.

Así que, mi recomendación para empezar a mejorar a la hora de comunicar –independientemente del nivel de habilidades que se tengan- es simple, sencillo y efectivo: dedicar un tiempo a pensar. Pensar qué quiero decir y qué me pueden preguntar. Para que sirva de guía  ahí van una serie de preguntas  a tener en cuenta siempre que vayamos a hablar: ¿Qué quiero comunicar? / ¿A quién me dirijo? / ¿Lo que he pensado decir es acorde a quien me dirijo?/ ¿Le va a resultar interesante? / ¿Y es acorde a mis objetivos finales?/ ¿Refleja la identidad de la empresa?

De cara a elaborar el mensaje quédate con tener presente siempre estos dos aspectos:

1. /  Utiliza esta estructura: Una Idea  = Un mensaje = Una frase. Hay que ser capaz de definir cada idea mensaje en una frase y hay que escribirlo, sí, hay que ponerlo por escrito.

2. / Nos ayuda a construir el mensaje pensar en clave de titular periodístico que tenga gancho, es decir:

• Una estructura de  sujeto, verbo y predicado
• Frases sencillas y cortas: nada de condicionales o de yuxtaposiciones
• Un contenido que responda a alguna de las llamadas 5Ws (qué / quién, dónde, cómo, cuándo, por qué)
• Aportar Datos
• Aportar Ejemplos y/o anécdotas que ayuden a entender y humanizar  el mensaje
• Utilizar un vocabulario sencillo: evitar tecnicismos

A la hora de hablar hay que tener pocos mensajes, pero contundentes, y hay que repetirlos a lo largo de la exposición  para que estos calen. Y recuerda: Si tú no te crees lo que estás diciendo, no lo vas a transmitir. Pero eso ya es otro tema ligado a cómo lograr una comunicación más  emocional, que ya veremos otro día.  Así que recuerda: en tu mano está dedicar tiempo a pensar qué quieres decir y estructurar tus ideas en mensajes para poder, a partir de esa sólida base, trabajar su puesta en escena para transmitirlo. ¡Notarás la diferencia!

(Publicado en Novablog.es)